Prozessmanagement und Digitalisierung - die Wettbewerbsparameter des 21. Jahrhunderts

Es sind zwei Entwicklungen, die seit 20 Jahren zunehmend den Wettbewerb zwischen den Unternehmen und damit letztendlich auch über Sein - und Nichtsein bestimmen. 

Die eine ist die sich beschleunigende Globalisierung. Sie führt zu immer stärkerem Preisdruck und immer ähnlicheren Märkten, in denen Differenzierung gegenüber dem Wettbewerb immer schwieriger, wenn nicht unmöglich wird. Sich verstärkender Preisdruck bei größter Markttransparenz führt konsequenterweise zu Kostenwettbewerb. 

Damit sind wir bei der zweiten Entwicklung: Folgte dem beginnenden Kostendruck in den 80er Jahren die drastische Reduzierung der Aufbauorganisation (Lean Management), so gibt heute kaum noch herkömmliche Aufbauorganisationen. Das öffnete der Optimierung der Ablauforganisation (Prozessmanagement) ein weites, dynamisches Feld. Denn einerseits müssen nun die Prozesse optimiert werden um effizienter zu handeln, andererseits müssen die Prozesse den globalen Herausforderungen angepasst werden. Ein Ansatz, welcher der stark mittelständisch geprägten deutschen Industrie größte Flexibilität abverlangt. Und genau in diesen immer noch fortschreitenden, manchmal mühsamen und schmerzvollen Prozess, wird die Digitalisierung der alles entscheidende Faktor. Ein Grund, sich das Potential der Prozessoptimierung noch einmal etwas genauer anzusehen und eine interne Bestandsaufnahme zu machen. 

Prozessmanagement beschäftigt sich mit der Identifikation, Modellierung, Dokumentation, Implementierung, Steuerung und natürlich der Verbesserung der Geschäftsprozesse. Betrachtet man den Prozess ganzheitlich, dann sind sowohl technische Fragestellungen ebenso wie die strategische Ausrichtung der Organisation, aber auch Organisationskultur und die Einbindung und Führung von Prozessbeteiligten zu analysieren. 

Wer macht was, wann, wie und womit?

Das ist die entscheidende Fragestellung, die es zu beantworten gilt. Operativ versucht man diese Frage anhand von Kennzahlsystemen zu beantworten, die es möglich machen Prozesse operativ abzubilden. Ziel des Prozessmanagements ist es, die in jedem Unternehmen vorhandenen Informationen und Daten so zu nutzen, dass sie die Kundenfokussierung/Unternehmensziele möglichst effizient unterstützen. Im Einzelnen wären dies vor allem folgende Punkte: 

  • Kenntnisse der eigenen Geschäftsabläufe
  • Prozessoptimierung der definierten Abläufe
  • Dokumentation
  • Ausgestaltung der Abläufe mit definierten Stellen und Rechten
  • Definition der Flexibilität des Systems
  • Definition der Schnittstellen im System 

Im Folgenden sind die Tätigkeitsbereiche Planen/Modellierung, Operationalisierung und Controlling des Prozessmanagements zu definieren. Im Anschluss daran werden die Prozesse mit Hilfe standardisierter Modellierungssprachen greifbar gemacht oder anhand einer Datenanalyse (Process-Minings) ermittelt. Sobald die Prozesse nach einheitlicher Struktur standardisiert sind, kann mit der Analyse und Optimierung begonnen werden. Dieser Schritt ist insbesondere für die Einbindung von digitalen Prozessen sehr gründlich durchzuführen. Nach der Strukturierung der Prozesse können dann z.B. auch Verantwortlichkeiten (Processowner) festgelegt werden. Das führt bei den Mitarbeitern in den meisten Fällen zu einer höheren Motivation und darüber hinaus zu einer stärkeren Identifikation. Herausforderungen in dieser Phase sind vor allem Tätigkeiten auf Sachbearbeiterebene, im Bereich Kundenservice und im Kreativbereich. Diese Tätigkeiten sind oft nur unzureichend zu standardisieren. Folgende Methoden können die Optimierung der Prozessabläufe wesentlich unterstützen: 

  • Six Sigma, 8 Step Method, DoE (Design of Experiments), Statistics 
  • Lean production, KANBAN, TPM (Total Productive Maintenance) 
  • QFD (Quality Function Deployment), Project Management APQP (Advanced Product Quality Planning), PPAP (Production Part Approval Process) 
  • Risk Analysis, Strategic Marketing, NPDP (New Product Development Process) 
  • FMEA (Failure Mode Effect Analysis), Change Management, Process Orientation 
  • Lean Management, Balanced Scorecard, Business Excellence 

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Diese Methoden können je nach Aufgabenstellung und Komplexität miteinander kombiniert oder einzeln angewendet werden. Wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen benötigen, so stehe wir ihnen gerne zur Verfügung unter: Lloyd´s Register Deutschland GmbH, Stichwort: Prozessmanagement, Adolf - Grimme - Allee 3, D- 50829 Köln, Carl.Ebelshaeuser@lrqa.com, +49 (0)221 96757700