ISO/DIS 9001:2014: die wichtigsten Fragen und Antworten

Der Internationale Standardentwurf der ISO 9001 wurde Mitte Mai als ISO/DIS 9001:2014 veröffentlicht. Iris Maczey, Technical Manager bei LRQA in Deutschland, erläutert im Folgenden, was der Entwurf des Qualitätsmanagementsystem-Standards für Unternehmen bedeutet.

Sie können die Fragen und Antworten auch hier als pdf-Dokument herunterladen. 


1. Frage: die ISO/DIS 9001:2014 ist nun veröffentlicht. Was sollten Unternehmen, die gemäß ISO 9001:2008 zertifiziert sind, jetzt als erstes planen oder tun?

Antwort: zuerst einmal sollten Unternehmen sich eine Ausgabe des Normentwurfs beschaffen. Das Dokument ist in englischer Sprache auf der Website der ISO erhältlich. Die Veröffentlichung der ISO/DIS 9001:2014 ist ein wichtiger Meilenstein, da nun erstmals alle gegenwärtigen und künftigen Anwender der Norm Zugang zu den vorgeschlagenen Änderungen der ISO 9001 haben. Dies ist der inoffizielle Beginn der Umstellungsphase für Unternehmen. Jetzt ist auch der Zeitpunkt, an dem sich die meisten unserer Kunden eingehender mit den Änderungen und den Auswirkungen auf ihr Unternehmen beschäftigen werden.

Ich würde Unternehmen empfehlen, sich auf der Webseite der Internationalen Standardorganisation ISO und bei ihrem Zertifizierungsunternehmen über den Entwicklungsstand und Hinweise zur Umstellung auf die neue Norm zu informieren. LRQA veröffentlicht zeitnah Informationen zu den Normrevisionen und entwickelt Maßnahmen und Mittel, um die Umstellung für unsere Kunden einfacher und transparenter zu gestalten. Veränderungen sind niemals einfach, und wir sehen unsere Aufgabe auch darin, unsere Kunden so gut wie möglich in dieser Phase zu unterstützen.

Bis zur geplanten Veröffentlichung des endgültigen Standards ISO 9001:2015 ist es noch über ein Jahr. Jetzt ist der Zeitpunkt für Unternehmen, mit ihrer Planung zu beginnen und die interessierten Parteien in den Prozess einzubinden.

Schließlich sollten sich die QM-Verantwortlichen bereits jetzt mit dem Thema Schulungen beschäftigen, sowohl für sich selbst als auch für Mitarbeiter, die sich hauptsächlich mit dem Managementsystem beschäftigen.

2. Welche neuen Themen enthält die ISO/DIS 9001:2014?

Die bedeutendste Neuerung im Normentwurf ist die Einführung des Annex SL, der eine einheitliche Struktur mit 10 Abschnitten vorgibt sowie eine einheitliche Terminologie und Definitionen enthält. Annex SL wird künftig auf alle ISO Managementsystemstandards angewandt und ist bereits in einigen ISO-Normen enthalten, so zum Beispiel in der ISO 27001, dem weltweiten Standard für Informationssicherheit.

Weitere neue Themen sind unter anderem:

  • das Umfeld der Organisation in Abschnitt 4,
  • die Anforderungen an die Dokumentation im Unternehmen, die in Abschnitt 7 behandelt werden,
  • die Lenkung der externen Bereitstellung von Waren und Dienstleistungen und deren Kontrolle, also das „Outsourcing“, das in Abschnitt 8 beschrieben wird, und
  • die Einführung der Anforderung eines Risikomanagements, das in mehreren Abschnitten aufgeführt wird.

In anderen Bereichen sind Anforderungen geändert oder präzisiert worden.

  • Dazu gehört u.a. in Abschnitt 5 die größere Verpflichtung der Unternehmensleitung in Bezug auf die ISO 9001. Dies ist eine wichtige Änderung, da hier erstmals ausdrücklich eine aktive Beteiligung der obersten Leitung in der Entwicklungs- und Einführungsphase der ISO 9001 gefordert wird.
  • Es wurden Anpassungen bei den Anforderungen zum Dokumentenmanagementsystem in Abschnitt 7 vorgenommen sowie zur Beurteilung und Leistung im Bereich Managementbewertung in Abschnitt 9. 
  • Ebenso wurde der Forderung zum prozessorientierten Ansatz insgesamt ein größeres Gewicht gegeben.

Es gibt also viel durchzuarbeiten. Dies bedeutet jedoch nicht unbedingt, dass alle Unternehmen große Veränderungen durchführen müssen. Es bedeutet aber, dass alle Unternehmen beurteilen müssen, ob ihr gegenwärtiges Managementsystem auf Basis der ISO 9001:2008 bereits die Anforderungen des Normentwurfs erfüllt, oder ob Lücken bestehen, denen man sich widmen muss.

3. Welche Werkzeuge können Unternehmen anwenden, die sie bei der Umstellung unterstützen?

Es ist nie zu früh sich mit den Themen zu beschäftigen, die ein Managementsystem effektiver machen und einem Unternehmen noch größeren Nutzen bringen. Die derzeitige Überarbeitung der ISO 9001 passt die Anforderungen der heutigen Managementpraxis an. Viel hat sich geändert in den 15 Jahren seit der letzten wesentlichen Überarbeitung der ISO 9001.

Schulungen zur neuen Norm, deren Ausrichtung und zu den neuen Themen der ISO/DIS 9001:2014 nutzen sowohl den Mitarbeitern als auch dem Unternehmen. Diejenigen Unternehmen, die als erste die Zertifizierung nach dem neuen Standard ISO 9001:2015 anstreben, sollten bereits jetzt über Schulungen nachdenken.

4. Wer sind die wichtigsten interessierten Parteien innerhalb der Unternehmen bezüglich der Revision der ISO 9001?

Die wichtigste interessierte Partei ist vermutlich die Unternehmensleitung. Die Überarbeitung der ISO 9001 erfordert ein tieferes Verständnis von Risiko und von externen Faktoren. Die oberste Leitung soll mehr Verantwortung in Bezug auf das Qualitätsmanagementsystem übernehmen und die Qualität der Produkte bzw. Dienstleistungen mit einbinden. Es wird mehr Wert auf die direkte Beteiligung des Managements an der Entwicklung, Einführung und Leistung des Managementsystems gelegt. 

5. Müssen alle Unternehmen in gleichem Maße Änderungen an ihrem System vornehmen, um die neuen Anforderungen zu erfüllen?

Die Auswirkungen der neuen ISO 9001 hängen vom jeweiligen Unternehmen und seinem Managementsystem ab. Das Ausmaß der Änderungen, um künftig die Anforderungen der ISO 9001:2015 zu erfüllen, ergibt sich aus mehreren Faktoren. Dies sind der Reifegrad und die Komplexität des bestehenden Systems auf Basis der ISO 9001:2008, das Vorhandensein weiterer Managementsysteme wie ISO 14001 oder OHSAS 18001, und der Umfang, in welchem das Unternehmen gegenwärtig seine Risiken bewertet und managt.

6. Sind weitere Änderungen zu erwarten, bevor der endgültige Standard ISO 9001:2015 veröffentlicht wird?

Die Veröffentlichung des Internationalen Standardentwurfs „Draft International Standard (DIS)“ ist ein wichtiger Meilenstein in der Normentwicklung. Im Überarbeitungsprozess wurden bisher Nutzer und interessierte Parteien befragt, um zu erfahren, welche Bereiche der Norm ihrer Meinung nach bestehen bleiben sollten und in welchen Bereichen Änderungen erforderlich seien. LRQA in Deutschland hat an diesen Diskussionen als Teil des deutschen Normgremiums teilgenommen, und Mitarbeiter unserer internationalen Zentrale in Großbritannien haben daran mitgewirkt, dass der neue Standard den veränderten Bedürfnissen der heutigen Geschäftswelt entspricht.

Die Normgremien werden Kommentare zur DIS, die sich auf spezifische Themen der ISO 9001 beziehen, prüfen und erforderliche Anpassungen vornehmen. Bei Kommentaren, die sich auf den Annex SL beziehen, gibt es nur geringen Spielraum, da diese Struktur für alle Managementsysteme gilt.

7. Die ISO gibt das geplante Datum der Veröffentlichung der ISO 9001:2015 mit September 2015 an. Müssen Unternehmen ihr Managementsystem dann sofort auf die neue Norm umstellen?

Nein, das ist nicht erforderlich. Die Information der ISO lautet, dass Unternehmen ab dem Datum der Veröffentlichung drei Jahre Zeit für die Umstellung haben. Unternehmen können jederzeit während dieser drei Jahre umstellen. Einige werden ihren Zertifizierungszyklus abwarten, viele Unternehmen werden allerdings zu den Ersten gehören wollen, um die größere Funktionalität der ISO 9001:2015 zu nutzen und ihren Stakeholdern ihr Bekenntnis zu vorbildlicher Praxis zu demonstrieren.

Unternehmen, die frühzeitig die Umstellung planen und sich ein Datum setzen und dies kommunizieren, können proaktiv das optimale Tempo für ihre Umstellung bestimmen.

8. Können Sie noch einmal zusammenfassen, welche Schritte Unternehmen jetzt planen sollten?

Beginnen Sie mit dem Standardentwurf DIS und konzentrieren Sie sich auf die Bereiche, die komplett neu sind oder wo Änderungen vorgenommen wurden. Dies sind die Bereiche, die höchstwahrscheinlich Bestandteil jedes Umstellungsplans sein werden. Außerdem sollten Qualitätsbeauftragte und interne Auditoren auf jeden Fall die Neuerungen des Annex SL kennen, der auf alle künftigen Managementsysteme angewandt wird.

Die Unternehmen sollten darauf achten, dass ihr Zertifizierer nicht nur den Standardentwurf DIS kennt, sondern auch versteht, was der DIS für das einzelne Unternehmen bedeutet. Denn die Änderungen haben unterschiedliche Auswirkungen auf unterschiedliche Unternehmen – es gibt keine Standardlösung für alle.

Als nächstes sollten Sie mit Ihrem Zertifizierer besprechen, welchen Nutzen eine Gap-Analyse und Trainings zu bestimmten Bereichen der neuen Norm für Ihr Unternehmen liefern können.

Als wichtigsten Schritt sollten Sie einen Plan für die Umstellung erarbeiten und dabei sicherstellen, dass Ihre Unternehmensleitung von Anfang an in diesen Prozess involviert ist.

 

Sie haben Fragen zur ISO 9001:2015? Bitte kontaktieren Sie Frau Iris Maczey, Email technik@LRQA.de.

Sie haben Fragen zu Trainings zur ISO 9001:2015? Bitte kontaktieren Sie Frau Simone Kuczynski, training@LRQA.de.

Factsheets zu den neuen Normen zum Download:

Weitere Informationen zur Überarbeitung der ISO-Normen: